1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Wojciech Mickiewicz prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Smart Kids Wojciech Mickiewicz, ul. Orzeszkowej 32 lok. 409, 15-084 Białystok.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: info@smart-kids.pl, tel. 607 988 776.

2. Zakres tej polityki

Polityka dotyczy wyłącznie przetwarzania danych związanego z zajęciami muzycznymi Smart Kids prowadzonymi poza siedzibą działalności – w żłobkach i przedszkolach. Obejmuje w szczególności zapisy, listy chętnych, organizację zajęć, kontakt z rodzicami lub opiekunami, obecności, płatności, rozliczenia, marketing oraz – jeżeli ma zastosowanie – wizerunek dzieci.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

W zależności od sposobu zapisu możemy przetwarzać następujące dane:

rodzic lub opiekun: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail;
dziecko: imię i nazwisko albo samo imię, wiek, grupa i nazwa placówki;
dane organizacyjne: status zainteresowania zajęciami, np. „jeszcze się zastanawiam” albo „chcę przyjść na zajęcia”;
dane rozliczeniowe: kwota i status wpłaty;
dane dotyczące obecności – w minimalnym zakresie niezbędnym do prowadzenia zajęć;
wizerunek i głos – wyłącznie wtedy, gdy materiały są utrwalane zgodnie z prawem i uzyskaną zgodą.

Dane mogą być przekazane bezpośrednio przez rodzica lub opiekuna, np. przez formularz na stronie Smart Kids, formularz Meta Lead Ads, e-mail lub wiadomość, albo pochodzić od żłobka lub przedszkola, które przekazuje Smart Kids listę osób zainteresowanych zajęciami.

Jeżeli dane otrzymujemy od placówki, mogą one obejmować: imię i nazwisko dziecka, grupę, imię rodzica lub opiekuna, numer telefonu i adres e-mail. Placówka jest źródłem tych danych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna
Obsługa zgłoszenia i zapis na zajęcia	podjęcie działań na żądanie rodzica przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Organizacja udziału dziecka w zajęciach	prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawidłowej realizacji usługi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Kontakt organizacyjny, terminy, zmiany, płatności	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odpowiednim zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Rozliczenia, księgowość i podatki	wypełnienie obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Marketing własnych usług	na podstawie właściwej podstawy z RODO; w przypadku e-maila, telefonu/SMS i Messengera – po uzyskaniu wymaganej zgody na dany kanał zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej
Utrwalanie i publikacja wizerunku	na podstawie dobrowolnej, konkretnej zgody – w zakresie, w jakim zgoda jest wymagana – oraz zgodnie z przepisami o rozpowszechnianiu wizerunku

5. Dane otrzymane od żłobka lub przedszkola

Jeżeli Smart Kids otrzyma dane rodzica lub dziecka od placówki, a następnie wykorzystuje je do własnego kontaktu i organizacji zapisów, Smart Kids przetwarza te dane jako administrator w zakresie własnych celów. Dane są wykorzystywane przede wszystkim do kontaktu z rodzicem w sprawie zgłoszonego zainteresowania oraz umożliwienia właściwego zapisu na zajęcia.

Jeżeli rodzic nie dokona zapisu i nie istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania, dane z samej listy zainteresowanych są usuwane po zakończeniu procesu zapisów i przeglądzie retencji.

6. Formularze Meta Lead Ads

Smart Kids może pozyskiwać zgłoszenia również przez formularze Meta Lead Ads. W takim formularzu mogą być zbierane: imię i nazwisko rodzica, telefon, e-mail, wiek dziecka, placówka, grupa oraz informacja o stopniu zainteresowania zajęciami. Dane te służą obsłudze zgłoszenia i kontaktowi w sprawie zajęć. Samo wysłanie formularza nie oznacza automatycznej zgody na późniejszy marketing.

7. Marketing i zgody na kontakt

Komunikaty dotyczące trwających zajęć, np. terminów, zmian organizacyjnych, płatności lub odwołania spotkania, są komunikacją organizacyjną związaną z realizacją usługi.

Informacje o nowych grupach, koncertach, wydarzeniach i ofertach mają charakter marketingowy. W przypadku marketingu przez e-mail, telefon/SMS lub Messenger Smart Kids korzysta z danego kanału wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody. Zgody na poszczególne kanały są dobrowolne i mogą zostać wycofane w dowolnym czasie. Brak zgody marketingowej nie wpływa na możliwość udziału dziecka w zajęciach.

8. Wizerunek dzieci

Zgoda na udział dziecka w zajęciach nie oznacza zgody na wykonanie ani publikację zdjęć lub nagrań. Jeżeli Smart Kids zamierza wykorzystać rozpoznawalny wizerunek dziecka, stosuje odrębne zgody odpowiednie do planowanego sposobu wykorzystania, w szczególności publikacji na stronie internetowej, w serwisach Facebook i Instagram lub w płatnych reklamach.

Brak zgody na wykorzystanie wizerunku nie ma wpływu na udział dziecka w zajęciach. Zasady danej placówki mogą być bardziej restrykcyjne i w takim przypadku Smart Kids stosuje rozwiązanie bardziej ochronne.

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu. W szczególności mogą je otrzymywać:

WebWave Sp. z o.o. – w związku z hostingiem strony, pocztą e-mail i formularzami zapisów;
Meta Platforms Ireland Limited – w związku z formularzami Meta Lead Ads, Facebookiem, Instagramem i Messengerem;
ING Bank Śląski S.A. – w związku z rachunkiem bankowym, przelewami i płatnościami BLIK;
Biuro Usług Księgowych Anna Konończuk, Agnieszka Miszczuk, Beata Rutkowska s.c. – w zakresie obsługi księgowej i podatkowej;
dostawcy usług technicznych, jeżeli są niezbędni do prawidłowego działania systemów;
organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z niektórych usług, w szczególności usług Meta, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, zgodnie z aktualnymi warunkami i dokumentacją danego dostawcy.

11. Jak długo przechowujemy dane

Smart Kids stosuje zasadę ograniczenia przechowywania i corocznie, najpóźniej do 31 sierpnia, dokonuje przeglądu danych związanych z zajęciami w placówkach.

Dane potrzebne do bieżącej organizacji zajęć – przez czas trwania danego cyklu zajęć.
Dane z list osób zainteresowanych otrzymanych od placówki – do zakończenia procesu zapisów, a następnie tylko wtedy, gdy rodzic dokona zapisu lub istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.
Lokalne zestawienia organizacyjne i rozliczeniowe w plikach Excel/Word – do czasu ustania celu, z pozostawieniem wyłącznie danych nadal potrzebnych do rozliczeń, obowiązków prawnych lub roszczeń.
Papierowe listy obecności – do zakończenia i rozliczenia danego cyklu oraz przez okres potrzebny do obsługi reklamacji lub wykazania wykonania usługi, po czym są niszczone.
Dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa.
Dane marketingowe – do wycofania zgody, skutecznego sprzeciwu lub ustania celu marketingowego; minimalny dowód udzielenia lub wycofania zgody może być przechowywany dłużej w zakresie niezbędnym do wykazania zgodności.
Wizerunek – przez okres wskazany przy zgodzie lub do skutecznego wycofania zgody w zakresie, w jakim zgoda jest podstawą przetwarzania.

12. Bezpieczeństwo danych

Dane są przechowywane z zastosowaniem środków odpowiednich do ryzyka. W szczególności komputer i telefon używane do obsługi zajęć są używane wyłącznie przez Administratora i zabezpieczone hasłem, PIN-em lub biometrią oraz automatyczną blokadą. Dane w plikach Excel i Word są przechowywane lokalnie na komputerze, bez synchronizacji z chmurą. Papierowe listy obecności zawierają minimalny zakres danych i są przechowywane w sposób ograniczający dostęp osób nieuprawnionych.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych;
usunięcia danych, gdy spełnione są przesłanki RODO;
ograniczenia przetwarzania;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki z art. 20 RODO;
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania dotyczące praw można kierować na adres info@smart-kids.pl lub na adres siedziby Administratora.

14. Dobrowolność podania danych

Podanie danych niezbędnych do zapisu i realizacji zajęć jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy oraz prawidłowej organizacji usługi. Podanie danych do celów marketingowych oraz wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku jest dobrowolne.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Smart Kids nie podejmuje wobec rodziców ani dzieci decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Informacje typu „jeszcze się zastanawiam” lub „chcę przyjść na zajęcia” służą jedynie organizacji kontaktu i obsłudze zgłoszenia.

16. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, sposobu organizacji zajęć, wykorzystywanych systemów lub zakresu przetwarzanych danych. Aktualna wersja jest publikowana w miejscu udostępnionym przez Smart Kids.